Zasadniczo SBW (Repozytorium) przeznaczony jest do gromadzenia dorobku naukowego instytucji, jednak możliwe jest jednak wykorzystywanie systemu również do gromadzenia indywidualnego dorobku naukowców (bez względu na afiliowanie ich dorobku). Z jednej bowiem strony Repozytorium służy potrzebom instytucji, z drugiej powinno zapewniać potrzeby poszczególnych naukowców.
Indywidualna ścieżka rozwoju naukowca może wiązać się z jego afiliacją do różnych instytucji. W każdym okresie kariery naukowej może zachodzić potrzeba przedstawiania przez naukowca swego całkowitego dorobku (np. habilitacja). I tutaj na przeciw jego potrzebom wychodzi SBW (Repozytorium) instytucjonalne.
Cały dorobek naukowca może być gromadzony w jednym miejscu (SBW) i jest widoczny na jego osobistym profilu oraz prezentowany w raportach dotyczących jego dorobku, natomiast z punktu widzenia jednostki, w której jest zatrudniony prezentowane są tylko te elementy jego dorobku, które afiliował przy danej jednostce.
Jak to robimy w SBW (Repozytorium) ?
Ogólnie wiadomo, że w SBW zachowujemy historyczność danych, co oznacza, że w opisie każdego elementu dorobku naukowego (np. publikacji) jego twórcy posiadają w opisie tego dorobku lokalny opis najważniejszych atrybutów własnej osoby, w tym również afiliacji osoby oraz afiliacji publikacji.
Wynika z tego, że w publikacjach, w których autor (pracownik, doktorant) nie afiliuje publikacji przy jednostce macierzystej, nie powinien mieć określonej afiliacji podstawowej autora przy tej jednostce (lub jednej z jej jednostek podrzędnych) – ilustruje to poniższy rysunek, gdzie brak afiliacji autora (na rysunku oznaczono na czerwono), gdy afiliuje publikację na zewnątrz (na rysunku oznaczono na żółto).
Jeśli taki autor jest pracownikiem i jest jedynym autorem z instytucji (uczelni), to można daną publikację wpisywać do Repozytorium, aby zapewnić pracownikowi możliwość gromadzenia jego indywidualnego dorobku (bez względu na to, gdzie ten dorobek jest afiliowany).
W przypadku, gdy inni współautorzy będą mieli określoną afiliację przy jednostce macierzystej, to publikacja będzie wykazywana w dorobku jednostki (oraz instytucji), natomiast gdy jest on jedynym autorem z jednostki, to taka publikacja nie będzie wykazywana w dorobku jednostki.
Różnica pomiędzy pracownikami, a np. doktorantami polega na tym, że w przypadku autora, który nie jest pracownikiem, a jest jedynym autorem afiliującym przy Uczelni, w zasadzie nie ma potrzeby wprowadzania takiej publikacji do Repozytorium.
Uwaga
Jeśli autor afiliuje publikację przy instytucji, to zachowujemy jego podstawową afiliację przy jednostce macierzystej i nie podajemy afiliacji zewnętrznej publikacji.
Zwykle oznacza to, że ustalamy powiązanie do autora i nic nie zmieniamy w jego lokalnym opisie.