Eksport danych do PBN-MS odbywa się z wykorzystaniem formatu eksportu PBN-MS (nazwa techniczna PBNexport)
Eksport do PBN może przeprowadzać administrator aplikacji lub inny użytkownik SBW posiadający określone uprawnienia (rola PBNexport).
Funkcja eksportu do PBN-MS jest udostępniana tylko dla jednostek z drzewka afiliacji, dla których określono w ich profilu identyfikator PBN.
Eksport danych w formacie PBN-MS jest możliwy tylko z poziomu panelu redaktora, po wybraniu publikacji w dziale 'Książki' lub 'Artykuły i rozdziały (w tym materiały konferencyjne)'.
Dodatkowo jest on dostępny tylko wtedy, gdy
- dana jednostka jest wybrana jako jednostka bieżąca (z menu kontekstowego ukazującego się po
użyciu prawego przycisku myszki na nazwie jednostki w drzewku afiliacji)
- w opisie jednostki jest podany identyfikator jednostki z systemu PBN-MS (identyfikator ten można pobrać ze strony PBN-MS i należy go wpisać do profilu jednostki w systemie Bazy Wiedzy jako pole Identyfikator zewnętrzny dostępne po załadowaniu odpowiednich danych słownikowych w zakładce Profil / Pola systemowe.
Do PBN-MS przekazywane są 4 typy publikacji: książki redagowane, książki autorskie, rozdziały oraz materiały konferencyjne, artykuły.
W celu dokonania eksportu z SBW do PBN-MS należy zalogować się do systemu, ustawić właściwą
jednostkę jako bieżącą i określić zakres czasowy i oznaczyć rodzaje publikacji, które mają być eksportowane.
Po wyszukaniu należy zaznaczyć eksportowane pozycje (zwykle wszystkie) i wybrać z polecenia Pobierz – format PBNexport, a następnie zapisać plik.
Otrzymany plik można importować w systemie PBN-MS (użytkownik PBN z uprawnieniami Importera PBN-MS jednostki).
Eksport może być wykonany dla podstawowych jednostek instytucji naukowej np. wydziałów
(nie dla jednostek niższego stopnia np. instytutu, zakładu, katedry), dla których określono
identyfikator PBN (zakładka Profil / Pola systemowe / Identyfikator zewnętrzny).